고수의 보고법 - 상사의 마음을 얻는 보고의 기술

박종필님의 고수의 보고법은 직장인이라면 꼭 읽어야 하는 책이라고 생각한다. 

지속적으로 참고할 수 있도록 책의 핵심 내용을 정리해보고자 한다. 

저자는 잘된 보고는 내 생각을 상대방이 이해할 수 있게 표현하는 것이라고 했다. 

그렇다면 내 머릿속에 있는 생각의 흐름을 상대방이 쉽게 이해할 수 있게 하려면 어떤 과정이 필요할까?

1. 기획 - 스토리를 찾아내는 생각 정리하기 

2. 쓰기 - 누가 봐도 알 수 있는 생각 풀어내기

3. 편집 - 내 생각을 그려주는 생각 보여주기

4. 말하기 - 알기 쉽게 말하는 생각 전달하기 

기획

기획에서는 스토리가 가장 중요하다. 스토리를 철저하게 준비하고 체계적으로 만드는 방법은 다음과 같다. 

1. 우선 '왜why' 라는 질문부터 시작해야 한다. 그래야 의미와 가치를 찾을 수 있다. 

2. 다음은 덩어리식으로 생각해야 한다. 정보의 나열이 아니라 전체의 흐름 속에서 덩어리를 구분해야 한다. 

3. 그리고 각각의 덩어리에 중복과 누락이 없어야 한다. 

4. 각각의 덩어리도 그 속을 분석하고 비교해서 좌표를 찾아야 한다. 다양한 분석 방법을 통해 새로운 스토리를 만들 수 있기 때문이다. 

5. 마지막으로 항상 마무리하고 고쳐야 한다. 보고서는 생물과 같아서 그 의미가 수시로 변하기 때문이다. 

덩어리식 사고를 훈련하는 좋은 틀이 바로 4개의 생각 덩어리다. 

미국에서 전략 커뮤니케이션 전문가로 이름이 높은 사이먼 사이넥에 따르면,  대다수의 개인이나 기업은 어떤 메시지를 설명할 때 

무엇을What - 어떻게How - 왜Why 순서로 설명한다고 한다. 

밖에서 안으로의 방향이다. 

그러나 위대한 리더나 기업들은 반대로 왜Why - 어떻게How - 무엇을What의 순서, 안에서 밖으로의 방향으로 설명한다고 한다. 

Why, 즉 근본적인 가치와 의미를 설명함으로써 사람들 내면에 있는 영감을 일으켜 자발적인 행동 What을 이끌어낸다는 골든 서클 논리다.

스토리가 논리적으로 말이 되려면 생각 덩어리 간에 어떤 일관된 원칙이 필요하다. 

그 대표적인 것이 소위 MECE 원칙이다. 

MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)를 그대로 해석하면 '상호 배타적이면서 집합적으로 완전함'이다. 

우리말로 쉽게 풀면, '겹치지 않으면서 빠진 것 없이 모은다'라는 뜻이다. 

쓰기

고수의 문장인 섬세문으로 가는 글 동작은 5단계에 걸쳐 진행된다. 

1. 정확하게(Accurately) 쓰기, 2. 축약해서(Briefly) 쓰기, 3. 창의적으로(Creatively) 쓰기,

4. 구체적으로(Detailed) 쓰기, 5. 간결하게(Easily) 쓰기

편집

보고서의 에이스가 되려면 편집의 ACE를 기억하면 된다. 

1. 편집은 예술이다(Art) 

2. 편집은 집중력이다(Concentration)

3. 편집은 존중이다(Esteem)

여기에서 내 입장이 아니라 보고 받는 사람을 배려한다는 측면에서 존중이라는 표현을 썼다. 

내가 보면 틀린 것이 잘 안 보인다. 

왜냐하면 전체를 보지 못하기 때문이다. 

확인할 때는 전체의 시각으로 봐야 보인다. 

숫자를 보지 말고 의미로 보아야 한다. 

즉, 숫자로 읽으면 오탈자가 안 보이는데, 의미를 생각하면 이상한 부분이 보인다. 

말하기

말 잘하기의 3요소는 시기에 맞는 보고 '타이밍', 상황에 맞는 보고 '방법', 내용에 맞는 '화법', 이 세 가지다. 

그리고 이것들은 말하기 전에 미리 준비해야 한다. 

고수는 보고의 내용과 상대방의 상황을 다음과 같이 동시에 고려하여 미리 준비한다. 

1. 중요하고 급한 보고서를 예민한 자리에서 보고하는 일이 안 생기도록 최대한 미리 처리한다. 

2. 그런데 그렇게 할 수밖에 없다면 그나마 상대방이 언제 보고를 편하게 받을 수 있는지를 최대한 미리 확인한다. 

3. 그럼에도 불편한 자리에서 보고할 수밖에 없다면, 조리 있게 말할 수 있도록 최대한 미리 말을 생각하고 연습한다. 

보고시 포스트잇 노하우도 다음과 같이 제시하고 있다. 

1. 일단 생각을 정리한다.

2. 정리된 생각을 포스트잇에 메모한다. 

3. 메모한 포스트잇을 업무 수첩 겉장에 붙인다. 

4. 반드시 보면서 보고한다. 

추가로 내 입장에서 상대방 입장으로 생각을 바꾸라고 권한다. 

내가 저번에 한 번 보고를 했잖아? 당연히 기억하겠지

- 이분이 저번에 한 보고를 기억할까? 그동안 다른 현안들이 많이 있었잖아? 정확히 기억하기는 어려울 것 같아. 

그동안 내가 추진했던 경과가 중요해

- 이 상황에서 이분이 결국 무엇을 판단해야 하지?

일단 상세히 보고부터 해야지

- 이분이 문제의 근본원인을 이해하기 위한 포인트가 뭐지? 그래야 대안을 제시할 수 있잖아. 

상대방을 설득해야 할 때는 대표적인 논리의 틀인 두괄식을 적용하라고 한다. 

우선 쟁점별로 상대방 의견에 수용인지 불수용인지, 내 주장을 명확히 쓴다. 

그래야 읽는 사람이 이해하기 쉽다. 

그다음 그렇게 생각하는 근거를 쓴다. 

근거에는 논리적 근거(규정, 논리, 이론 등)와 분석적 근거(통계 등)가 있다. 

마지막으로 사례를 든다. 

사례도 십자형 전법으로 생각해보자. 

종적으로는 우리 기관의 과거 사례를, 횡적으로는 타 기관의 사례를 든다.